Polityka prywatności Perorowisko Studio

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe osób korzystających ze strony pero.ro, portalu klienta, asystenta na stronie oraz studia Perorowisko Studio przy ul. Kaliskiej 20 w Warszawie, w tym dane z monitoringu wizyjnego.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Konrad Rzentarzewski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą dioica Konrad Rzentarzewski, ul. Tadeusza Joteyki 13/44, 02-317 Warszawa, NIP 5222570858, REGON 140566954 („Administrator”, „my”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail kontakt@pero.ro, telefon 505 431 337. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

• Konto w portalu i rezerwacje
  • Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy i NIP (jeśli podane), historia rezerwacji, data i wersja zaakceptowanego Regulaminu
  • Źródło: od Ciebie lub od osoby, która wskazała Cię jako użytkownika w imieniu klienta
• Płatności
  • Dane: status płatności, kwota, identyfikator transakcji, metoda płatności; pełnych danych karty nie otrzymujemy, obsługuje je operator płatności
  • Źródło: operator płatności
• Faktury
  • Dane: dane wymagane przepisami podatkowymi (nazwa, adres, NIP)
  • Źródło: od Ciebie
• Kontakt i reklamacje
  • Dane: treść korespondencji, adres e-mail, numer telefonu
  • Źródło: od Ciebie
• Asystent na stronie
  • Dane: treść rozmowy, identyfikator sesji przeglądarki, dane kontaktowe, jeśli je podasz
  • Źródło: od Ciebie
• Formularz wsparcia w bazie wiedzy
  • Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść zgłoszenia
  • Źródło: od Ciebie
• Nagrania zrealizowane w studiu
  • Dane: pliki audio i wideo zapisane na urządzeniach studia
  • Źródło: powstają w czasie Twojej sesji
• Monitoring wizyjny
  • Dane: obraz z kamer przed wejściem i w studiu, bez dźwięku
  • Źródło: kamery
• Strona internetowa
  • Dane: adres IP, dane o przeglądarce i urządzeniu, logi serwera, pliki cookie (pkt 9)
  • Źródło: Twoja przeglądarka

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych w formularzach jako wymagane nie możemy założyć konta, przyjąć rezerwacji ani odpowiedzieć na zgłoszenie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Założenie i prowadzenie konta, przyjęcie i realizacja rezerwacji, kontakt w sprawie sesji, przypomnienia, obsługa zmian terminu i zwrotów – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Wystawianie faktur, prowadzenie księgowości, rozliczenia podatkowe – obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• Rozpatrywanie reklamacji i obsługa praw konsumenta – obowiązek prawny oraz wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO)
• Odpowiadanie na pytania zadane asystentowi lub przez formularz, przygotowanie oferty – prawnie uzasadniony interes: obsługa zapytań osób zainteresowanych usługami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a po zawarciu umowy jej wykonanie (lit. b)
• Tymczasowe przechowywanie nagrań na urządzeniach studia i udostępnienie ich do pobrania – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); nie odsłuchujemy nagrań i nie wykorzystujemy ich do własnych celów
• Monitoring wizyjny – prawnie uzasadniony interes: ochrona osób i mienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Wymienienie nazwy klienta, tytułu podcastu lub logo w wykazie klientów – prawnie uzasadniony interes: prezentacja referencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); możesz się sprzeciwić w każdej chwili
• Zapewnienie bezpieczeństwa i działania strony oraz portalu – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Analityka, monitorowanie błędów i odtwarzacz wideo na stronie – Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), udzielana w ustawieniach cookie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały. Asystent na stronie odpowiada na pytania na podstawie opublikowanych przez nas treści i cennika; każdą ofertę przygotowuje człowiek.

4. Odbiorcy danych

Dane powierzamy podmiotom, które pomagają nam prowadzić studio i stronę. Działają one na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia lub własnych regulaminów przewidujących ochronę danych:

• mElements S.A., spółka z grupy mBank (paynow.pl) (Polska) – obsługa płatności online;
• Google Ireland Ltd. – poczta e-mail i kalendarz (Google Workspace), odtwarzacz YouTube oraz, za Twoją zgodą, Google Analytics;
• Cloudflare, Inc. (USA) – hosting, sieć dostarczania treści i zabezpieczenia strony oraz portalu;
• ActiveCampaign, LLC (Postmark) (USA) – wysyłka wiadomości e-mail z portalu (potwierdzenia, zaproszenia, powiadomienia);
• Web INnovative Software sp. z o.o. (wfirma.pl) (Polska) – wystawianie faktur i księgowość;
• Functional Software, Inc. (Sentry) (USA) – za Twoją zgodą, monitorowanie błędów strony;
• dostawca usługi przechowywania nagrań z monitoringu, z serwerami na terenie Unii Europejskiej.

Dane mogą otrzymać także uprawnione organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy nasi dostawcy (Cloudflare, Postmark, Sentry, a także spółki z grup Google i Paynow) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) wobec dostawców, którzy posiadają certyfikację, albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską. Kopię odpowiednich zabezpieczeń udostępniamy na życzenie.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Konto w portalu – do usunięcia konta na Twój wniosek lub przez nas po dłuższej nieaktywności, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń
• Rezerwacje, płatności, faktury – 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono dokument
• Korespondencja, reklamacje – do zakończenia sprawy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń
• Rozmowy z asystentem na stronie – [12 miesięcy] od rozmowy
• Zgłoszenia z formularza wsparcia – do zakończenia sprawy, nie dłużej niż [12 miesięcy]
• Nagrania na urządzeniach studia – do 3 dni roboczych od sesji; nie archiwizujemy nagrań
• Monitoring wizyjny – nie dłużej niż 90 dni, po czym nagrania są automatycznie nadpisywane, chyba że stanowią dowód w postępowaniu – wtedy do jego zakończenia
• Logi serwera – do [90 dni]
• Zgoda na cookies – 12 miesięcy

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne do celów, dla których je zebraliśmy, i nie mamy obowiązku ich przechowywać;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec monitoringu i wymienienia Cię w wykazie klientów, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@pero.ro. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; w skomplikowanych sprawach możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy.

8. Monitoring wizyjny

1. Gdzie są kamery. Kamera zewnętrzna znajduje się przed wejściem, nad kratą. Kamery wewnętrzne znajdują się w lokalu studia. Dwa dzwonki wideo przy wejściu rejestrują obraz i służą także jako wideointerkom, gdy ktoś dzwoni do drzwi.
2. Co rejestrujemy. Wyłącznie obraz. Dźwięk nie jest nagrywany. Monitoring nie służy do podglądania klientów ani do oceniania lub wykorzystywania treści ich nagrań, a zapis nie jest nigdzie publikowany.
3. Dlaczego. Dla ochrony osób przebywających w studiu oraz ochrony mienia i sprzętu, w tym w związku z wcześniejszymi aktami wandalizmu przed wejściem. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Kto ma dostęp. Administrator i osoby przez niego upoważnione. Zapis przeglądamy tylko wtedy, gdy wymaga tego konkretne zdarzenie, np. uszkodzenie lub zaginięcie sprzętu, naruszenie Regulaminu albo zagrożenie bezpieczeństwa. Udostępniamy go wyłącznie uprawnionym organom na podstawie przepisów prawa.
5. Gdzie i jak długo. Nagrania są automatycznie przesyłane na serwer znajdujący się na terenie Unii Europejskiej i przechowywane nie dłużej niż 90 dni, po czym są nadpisywane. Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu, przechowujemy je do jego zakończenia.
6. Twoje prawa. Przysługują Ci prawa opisane w pkt 7, w tym prawo dostępu, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i skargi do Prezesa UODO. Prawo dostępu do nagrania może zostać ograniczone, gdy wymaga tego ochrona danych innych osób widocznych na nagraniu albo dochodzenie roszczeń i postępowania prowadzone przez uprawnione organy.
7. Oznaczenie. Informacja o monitoringu znajduje się przy wejściu do studia. Klient rezerwujący sesję informuje o monitoringu osoby, które zaprasza do studia.

9. Pliki cookie i podobne technologie

Strona zapisuje informacje w Twojej przeglądarce (pliki cookie, pamięć lokalna) lub odczytuje je z niej. Elementy niezbędne działają zawsze; pozostałe wyłącznie po Twojej zgodzie, osobno dla każdej kategorii.

Niezbędne (bez zgody):

• c15t (plik cookie i pamięć lokalna, do 12 miesięcy) – zapamiętuje Twój wybór dotyczący plików cookie. Sam wybór zapisujemy też na naszym serwerze, z zamaskowanym adresem IP, jako dowód zgody.
• __visitor_session (plik cookie, do zamknięcia przeglądarki) – powstaje dopiero, gdy wyślesz wiadomość do asystenta; pozwala kontynuować rozmowę.
• theme (plik cookie, do zamknięcia przeglądarki) – tylko gdy zmienisz motyw (jasny/ciemny).
• kb-feedback-… (pamięć lokalna) – tylko gdy ocenisz artykuł w bazie wiedzy; zapobiega podwójnej ocenie.
• plik cookie sesji portalu klienta (do wylogowania) – utrzymuje Twoje zalogowanie w portalu.

Za zgodą:

• Analityka – Google Analytics (Google Ireland Ltd.): anonimowe statystyki odwiedzin; pliki cookie _ga, _ga_* (do 2 lat).
• Monitorowanie błędów – Sentry (Functional Software, Inc.): gdy na stronie coś się zepsuje, techniczny raport błędu lub spowolnienia oraz odtworzenie kroków, które do niego doprowadziły (kliknięcia, przejścia między stronami), wyłącznie z wizyt, w których wystąpił błąd. Teksty, wpisywane dane i obrazy są ukryte; to nie jest nagranie wideo. Dane w pamięci przeglądarki na czas sesji.
• Filmy – odtwarzacz YouTube (Google Ireland Ltd., domena youtube-nocookie.com): ładowany dopiero po zgodzie; do tego czasu zamiast filmu widać przycisk.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przez „Ustawienia cookie” w stopce strony. Możesz też zmienić ustawienia przechowywania plików cookie w swojej przeglądarce. Wybór obowiązuje przez 12 miesięcy, po czym zapytamy ponownie.

10. Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować tę Politykę, gdy zmienią się przepisy, nasi dostawcy albo sposób działania strony lub studia. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie pero.ro wraz z datą obowiązywania. O istotnych zmianach powiadomimy klientów posiadających konto e-mailem.